Mettre à jour des milliers de tarifs fournisseurs sans ressaisie

Pourquoi c'est plus difficile qu'il n'y paraît

À première vue, il suffit d'importer un fichier. En pratique, cinq obstacles se présentent, et ce sont eux qui expliquent pourquoi la tâche reste manuelle dans tant d'entreprises.

Chaque fournisseur a son format. Un CSV ici, un Excel avec trois lignes d'en-tête là, un PDF ailleurs. Les colonnes ne portent jamais le même nom et l'ordre change d'une année à l'autre.

Les références ne correspondent pas. Votre code article n'est pas celui du fournisseur. Il faut une table de correspondance, et la tenir à jour.

Un prix d'achat n'est pas un prix de vente. Entre les deux il y a vos règles : coefficient par famille, remise négociée, arrondi commercial, prix imposés pour certains clients.

Une erreur ne se voit pas. Un prix d'achat multiplié par dix passe inaperçu dans un fichier de quarante mille lignes, jusqu'à la première facture.

Il faut pouvoir revenir en arrière. Un import raté sans retour arrière, c'est un catalogue à reconstruire à la main.

La méthode : contrôler avant d'appliquer

Un import de tarifs sérieux ne remplace jamais directement les prix. Il passe par quatre étapes.

• Lecture et normalisation. Le fichier du fournisseur est lu quel que soit son format, les colonnes sont reconnues et les références rapprochées des vôtres. Ce qui ne se rapproche pas est listé, pas ignoré.
• Détection des écarts. Chaque ligne est comparée à l'existant. Les hausses, les baisses, les nouveautés et les disparitions sont séparées.
• Simulation. Avant toute écriture, vous voyez ce qui va changer : combien de références, quel impact sur vos marges, et surtout quelles lignes sortent des seuils que vous avez fixés. Une hausse de 400 pour cent est signalée pour arbitrage, pas appliquée en silence.
• Application et journal. Une fois validé, l'import s'applique, chaque modification est tracée, et un retour arrière reste possible sur l'ensemble de la campagne.

Questions fréquentes

Cela fonctionne-t-il avec notre ERP ?

Oui dès qu'il expose une interface de programmation ou accepte un import contrôlé. Nous intervenons régulièrement sur Dolibarr, Odoo, ..., et sur des systèmes plus anciens par fichiers.

Et si le fournisseur envoie un PDF ?

C'est faisable, avec une étape d'extraction en plus, et une fiabilité qui dépend de la régularité du document. Un PDF toujours identique se traite bien, un PDF qui change de mise en page chaque trimestre demande une surveillance.

Combien coûte ce type d'automatisation ?

Elle relève de la connexion de systèmes, à partir de 3 500 euros hors TVA. Le prix dépend du nombre de fournisseurs à traiter et de la qualité de leurs fichiers.

Faut-il tout automatiser d'un coup ?

Non. On commence par les deux ou trois fournisseurs qui représentent le plus de références et le plus de changements. Le reste suit si le gain se confirme.